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Como criar uma Central de Atendimento no WhatsApp

Marcelo Wagner
Escrito por Marcelo Wagner em 8 de setembro de 2021
9 min de leitura
Como criar uma Central de Atendimento no WhatsApp
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Se você possui mais de um atendente ou vendedor na sua empresa que utiliza o WhatsApp, certamente, já passou pela sua cabeça a ideia de que ter uma Central de Atendimento no WhatsApp poderia trazer mais resultados.

Perceba que deixar o canal de atendimento de WhatsApp limitado a apenas uma pessoa, pode ser muito arriscado. Pois com o passar do tempo, você perceberá baixa qualidade de atendimento, demora no tempo de resposta e perda de vendas.

Então, fazer com que seus clientes sejam distribuídos proporcionalmente para seu time (para ter múltiplos atendentes no WhatsApp) ou permitir que escolham com qual setor desejam falar, por exemplo, se mostram ótimas alternativas.

Pense em uma imobiliária que possui 10 vendedores, mas apenas 1 deles é responsável por atender clientes que veem o número do WhatsApp Business nas postagens do Facebook da empresa.

Aposto com você que esse vendedor do WhatsApp “bate mais metas” do que qualquer um dos outros 9.

E aposto também que essa é uma realidade de muitas empresas no Brasil.

Nesse sentido, não seria ótimo se todos os vendedores começassem a receber clientes em seus WhatsApp’s e, consequentemente, eles começassem a bater suas metas?

Se a sua resposta for “sim”, esse post é para você!

É possível criar uma Central de Atendimento no WhatsApp?

Agora que você já teve uma breve ideia da importância de ter vários atendentes no WhatsApp, podemos falar um pouco mais sobre como viabilizar isso.

Por exemplo, ao pesquisar no Google sobre “Call Center WhatsApp”, “SAC WhatsApp” ou “WhatsApp Central de Atendimento”, você irá encontrar diversas ferramentas que buscam resolver esses problemas, porém, a grande maioria não é homologada pelo WhatsApp.

Quem já estudou mais a fundo esse assunto e leu os termos de uso e a política comercial do WhatsApp, sabe que para ter uma espécie de multiatendimento, é necessário contratar uma solução que seja parceira oficial.

Ainda mais que essas empresas não homologadas pelo WhatsApp, para conseguirem realizar a distribuição de atendimentos, utilizam uma plataforma própria que substitui as oficiais do WhatsApp: aplicativo do WhatsApp pessoal e Business para smartphone, aplicativo para Windows e Macbook e, por último, o WhatsApp Web.

O grande problema disso, é que elas ficam com todos os dados de seus clientes e suas conversas salvas, podendo utilizá-los para benefício próprio. Além disso, a qualquer momento elas podem parar de funcionar (por bloqueio do WhatsApp, por exemplo) e deixarem a sua empresa na mão.

Por outro lado, as empresas homologadas não podem acessar as suas conversas e são autorizadas pelo WhatsApp a operar. Você fica mais seguro e tranquilo.

O problema aqui é que o custo para bancar esse serviço é muito alto, girando em torno de R$1.500 mensais, além do custo para implementação.

Portanto, não arrisque a sua empresa e o seu patrimônio ao utilizar uma plataforma que substitui o uso das plataformas oficiais do WhatsApp e que não seja autorizada. Da mesma forma, se você se assustou com os valores das plataformas homologadas, nem tudo está perdido.

Como distribuir clientes para o WhatsApp de múltiplos atendentes?

Em primeiro lugar, você descobrirá como realizar a distribuição de clientes no WhatsApp para vários atendentes do seu time.

Garantindo que seus operadores responderão pelas plataformas oficiais do WhatsApp, sem gastar uma fortuna por mês. Além disso, você evitará qualquer dor de cabeça para sua empresa.

O grande segredo é que não há a mínima necessidade dos seus atendentes realizarem o login em alguma plataforma de atendimento.

Eles simplesmente receberão os clientes já distribuídos em seus próprios WhatsApp Business.

Porque? Porque a distribuição ocorrerá antes do seu cliente iniciar a conversa.

Assim, você precisa apenas divulgar um link de WhatsApp no seu site ou nas suas redes sociais e fazer com que seus clientes cliquem nele.

Esse método faz a distribuição intercalando entre os números de WhatsApp do seu time. Portanto, você pode utilizar para atendimento ou vendas, porém, no exemplo abaixo, vamos simular uma distribuição de clientes para o time de vendas.

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Como distribuir clientes proporcionalmente para vários atendentes no WhatsApp?

  • Segundo passo: com o cadastro já criado, clique em “Atrair“, logo depois em “Links“.
Primeiro passo para criar uma Central de Atendimento WhatsApp
  • Terceiro passo: clique em “Novo“. Na próxima tela, crie um link de WhatsApp para a sua empresa, preenchendo o seu telefone, personalize o link (ex: setordevendas) e salve. Depois disso, você deverá ser direcionado para uma tela assim:
Gerenciar links para criar uma Central de Atendimento WhatsApp na Suiteshare
  • Quarto passo: repita o terceiro passo, criando um novo link para cada atendente seu. Entenda que você acabou de criar o link principal do setor de vendas (/setordevendas), agora você deverá criar o dos seus vendedores. Ficará assim:
Gerenciar links na Suiteshare

Quinto passo: pronto! Você já tem o link de WhatsApp individual da sua empresa e de cada um de seus vendedores.

Como criar uma Central de Atendimento WhatsApp

Falta apenas criar a sua Central de Atendimento no WhatsApp.

  • Primeiro passo: clique em “Organizar” e depois “Sequencial“.
Organizar atendimentos por setores
  • Segundo passo: clique no botão “Novo“. Na tela seguinte, em Link Âncora, selecione o primeiro link que você criou (/setordevendas) e clique em Avançar.
Organizar atendimentos por setores
  • Terceiro passo: clique no botão “Adicionar” e selecione os links dos seus vendedores. Em seguida, clique em “Salvar“.
Criando uma Central de Atendimento no WhatsApp na Suiteshare

Pronto! Você acabou de criar uma central de atendimento no WhatsApp. A partir de agora, ela irá direcionar seus clientes para os seus 3 vendedores proporcionalmente, como fosse um Call center de WhatsApp.

Desse modo, todos os seus vendedores receberão clientes, seu tempo de resposta diminuirá e nunca mais terá apenas um vendedor batendo meta e fechando negócios no WhatsApp.

Como vai funcionar? Você só precisa divulgar nas redes sociais ou inserir em botões no seu site o link âncora (/setordevendas). Dessa forma, quem clicar, será direcionado para uma conversa no WhatsApp com um dos seus vendedores cadastrados. Veja o exemplo de um post no Facebook:

Divulgando sua Central de Atendimento no WhatsApp no Facebook Ads

Viu como é fácil? O mais legal é que você pode, a qualquer momento, desativar os vendedores da distribuição. Além disso, você pode programar o horário em que eles estarão disponíveis na Central de Atendimento de WhatsApp.

Dessa maneira seus vendedores responderão seus clientes diretamente pelo aplicativo do WhatsApp no smartphone ou WhatsApp Web, além de não precisar logar em nenhuma plataforma de atendimento alternativa.

A rotina deles continuará sendo a mesma, mas os resultados serão melhores certamente.

Como organizar por setores a distribuição da Central de Atendimento WhatsApp

Um dos maiores erros das empresas é ter um único telefone de WhatsApp e tratar todos os tipos de assuntos por ali, como por exemplo: dar suporte, realizar vendas, falar sobre assuntos financeiros etc.

Isso também pode trazer problemas para a sua empresa, pois, você nunca saberá sobre qual assunto o cliente, que acabou de entrar em contato, quer tratar.

Separando os setores, você poderá, por exemplo, colocar os melhores vendedores para falar com quem deseja comprar e deixar o setor de suporte ou financeiro com os respectivos profissionais da área.

Organizando a distribuição da Central de Atendimento WhatsApp por setores

  • Primeiro passo: em primeiro lugar, vá em Atrair, Links e Novo. Assim como você já criou o link do setor de vendas e dos vendedores, crie o link da empresa (ex:setordevends).
Gerenciar links de WhatsApp na Suiteshare
  • Segundo passo: crie links para os outros setores que você deseja adicionar nesta organização do atendimento de WhatsApp. Uma sugestão é criar também o link do setor de suporte (/setorsuporte) e do Financeiro (/setorfinanceiro), da mesma forma que o exemplo acima.

    Se você quiser, pode adicionar mais atendentes no setor de suporte, assim como fizemos com o setor de vendas (criamos o sequencial com o Flavio, a Maria e o Fabrício), porém, utilizaremos como exemplo, apenas um atendente nesse setor (que é o número que já foi adicionado no link /setorsuporte).
  • Terceiro passo: agora você já tem o link de WhatsApp da sua empresa e dos seus setores, falta apenas vincular tudo. Para isso, no menu, clique em “Organizar>Seletivo“.
Organizar atendimentos
  • Quarto passo: clique no botão “Novo“. Na próxima tela, em Link Âncora, e em seguida selecione o link que você criou para a sua empresa (/suaempresa), depois disso, clique em “Avançar“.
Organizar atendimentos
  • Quinto passo: clique no botão Adicionar e selecione os links dos seus setores. Em seguida, digite um título, uma descrição, insira uma foto e clique em Avançar.
Personalizar links de WhatsApp
  • Sexto passo: você pode personalizar a aparência da tela de escolha dos setores. Para isso, insira um título, descrição e as cores da sua empresa. Depois que concluir, clique em “Finalizar“.
Personalizar links de WhatsApp
Personalizar aparência da Central de Atendimento WhatsApp

Pronto! Agora o seu link /suaempresa exibirá uma tela com os setores da sua empresa no WhatsApp.

Divulgue também esse link em todos os seus canais. Veja um exemplo, clicando aqui.

Qual o próximo passo para a sua entral de Atendimento WhatsApp?

Além disso, você também pode transformar essa tela em um Botão de WhatsApp para o seu site e converter seus visitantes em clientes adicionando o chat de WhatsApp no site.

Essa é uma ótima estratégia para quem deseja substituir os chats tradicionais que espantam clientes, por exemplo. Para saber como fazer isso em poucos cliques, é só clicar aqui.

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E aí,

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2 Replies to “Como criar uma Central de Atendimento no WhatsApp”

Nathalia

Olá, Muito obrigada pela super dica eu tava penando pra encontrar uma forma de criar uma central pra um cliente que ta tendo reclamações com atendimento, como tudo na internet não sabemos se funciona né, mas se funcionar irá me ajudar muito, obrigada!

João Cunha

Ótimo conteúdo. Só uma dúvida. Se eu fizer isso para minha empresa, meus vendedores terão acesso as minhas conversas? Tipo se eu estiver conversando com um familiar, eles poderão ver minha conversa?

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