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Sistema de Atendimento no WhatsApp: Saiba como criar um.

Gabriel Aguiar
Escrito por Gabriel Aguiar em 27 de janeiro de 2021
Sistema de Atendimento no WhatsApp: Saiba como criar um.
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Atualmente muitas empresas têm utilizado o WhatsApp para entrar em contato com o cliente, realizando tanto a prospecção ativa de leads através desse app como também disponibilizando números e links de WhatsApp para que os clientes ou possíveis clientes tenham a possibilidade de entrar em contato com a empresa através desse aplicativo.

Com a popularização deste aplicativo, as práticas citadas acima têm sido cada vez mais comum e com elas, uma das maiores dúvidas dos gestores é se existe a possibilidade de criar um sistema de atendimento no WhatsApp e, caso isso seja possível, como ele deve ser criado e gerido para que seja algo eficiente.

Dessa forma, este conteúdo foi feito para responder às dúvidas do parágrafo anterior, mostrando de maneira prática como deve ser criado um sistema de atendimento no WhatsApp e exemplificando boas práticas para fazer isso. Para aprender sobre este tema, confira o texto até o final!

Quais os principais benefícios de ter um sistema de atendimento no WhatsApp?

Os principais benefícios de ter um sistema de atendimento no WhatsApp são:

Organização dos contatos

Através de um sistema de atendimento no WhatsApp, você vai poder realizar uma melhor organização dos seus contatos, principalmente se a plataforma que você estiver utilizando realizar integração com um CRM e até mesmo utilizando a função de etiquetas no WhatsApp Business.

Atendimento Rápido

Através de um call center de WhatsApp, a distribuição de contatos vai acontecer de maneira mais eficiente e ninguém do seu time de suporte vai acabar sobrecarregado, dessa forma, você consegue dar uma maior vazão às demandas e atender de maneira mais rápida o cliente.

Afinal, cada vez mais o cliente “exige” que ele seja atendido de maneira rápida e principalmente que o seu problema ou dificuldade sejam resolvidos, dessa forma, você consegue aumentar a satisfação dele com sua empresa.

Análise de dados

Além de tudo, com um sistema de atendimento de WhatsApp, você consegue realizar uma análise de diversos dados, como cliques no link, principais locais que clicaram naquele determinado link e diversos outros que vão auxiliar você a analisar as métricas e entender o que você pode “otimizar” para tornar esse sistema mais eficiente.

Além dos três benefícios citados, acima, podem existir vários outros, contudo eles vão variar de acordo com o aplicativo que você vai utilizar, dessa forma, vamos explicar abaixo porque você deve escolher uma solução parceira do WhatsApp para realizar esse tipo de operação e que problemas podem ser gerados se a empresa que você selecionar não for homologada pelo aplicativo para executar esse tipo de serviço.

Sistema de Atendimento no WhatsApp

Para criar um sistema de atendimento no WhatsApp, primeiro você deve entender a maneira correta de fazer isso, que no caso é através de uma solução que seja parceira oficial do app, pois de acordo com seus termos de uso e sua política comercial, essa é a única forma possível.

Portanto, deve-se tomar cuidado neste momento, pois, caso você realize a contratação de uma empresa que não seja homologada pelo WhatsApp, isso pode gerar problemas futuros para você e seus números podem acabar parando de funcionar.

A partir disso, para ter um sistema de atendimento no WhatsApp, o ideal é que você siga o passo a passo abaixo:

  • Terceiro passo: Clique no botão Novo e, na próxima tela, crie um link de WhatsApp para a sua empresa, preenchendo o seu telefone, personalize o link (ex: setordevendas) e salve. Você deverá ser direcionado para uma tela assim:
sistema-de-atendimento-no-WhatsApp
  • Quarto passo: Repita o processo do terceiro passo, criando um novo link para cada atendente seu. Entenda que você acabou de criar o link principal do setor de vendas (/setordevendas), agora você deverá criar o dos seus vendedores. Neste caso, se você quiser criar um para os seus atendentes, basta fazer a mesma coisa, inserindo outra nomenclatura, como /setordesuporte. Ficará assim:
call-center-no-WhatsApp
  • Quinto passo: Pronto! Você já tem o link de WhatsApp individual da sua empresa e de cada um de seus vendedores. Falta apenas criar a sua central de atendimento no WhatsApp. Para isso, no menu, clique em Organizar e Sequencial.
organizar sistema de atendimento no WhatsApp
  • Sexto passo: Clique no botão Novo. Na próxima tela, em Link Âncora, selecione o primeiro link que você criou (/setordeatendimento) e clique em Avançar.
criar link call center no WhatsApp
  • Sétimo passo: Clique no botão Adicionar e selecione os links dos seus vendedores. Clique em Salvar.

Pronto! Você acabou de criar um sistema de atendimento no WhatsApp que irá direcionar seus clientes para os seus 3 atendentes proporcionalmente, como fosse um call center de WhatsApp.

Call center no WhatsApp

Agora que você já descobriu como ter um call center no WhatsApp, existem algumas boas práticas que é interessante que você siga para manter ele é um bom funcionamento e para que ele seja eficiente, elas são as seguintes:

Divulgue seu call center de WhatsApp em todos os canais de contato com clientes

O primeiro passo a partir do momento que você cria um call center de WhatsApp é divulgar ele nos canais que seus clientes estão, para que eles possam ter ciência que ele existe e como acessá-lo.

Portanto, o ideal é que você utilize as redes sociais mais ativas, mostrando essa novidade e explicando como ela funciona de maneira simples através de um passo a passo prático. 

Realize treinamentos internos e faça seu time entender como funciona o call center de WhatsApp

Antes mesmo de divulgar essa novidade para os clientes, mostrar para o seu time como ele funciona e explicar quais boas práticas devem ser feitas para que o call center de WhatsApp seja bem utilizado dentro da empresa é essencial.

A partir disso, você pode começar a transferir o atendimento para esse canal, inserindo aos poucos ele como um canal para atender as chamadas dos clientes e testando a sua aceitação, que geralmente é alta, já que a maioria dos brasileiros possui o app instalado no seu celular e o utiliza diariamente.

Entenda qual o melhor tipo de distribuição de atendimento funciona para você

Na Suiteshare, existem majoritariamente três diferentes maneiras de distribuir o atendimento dos clientes, elas são:

  • Atendimento Geolocalizado;
  • Atendimento Sequencial;
  • Atendimento Seletivo.

Dessa forma, o que você pode fazer é testar para ver quais funcionam melhor para você, caso algum deles esteja gerando algum tipo de problema e, além disso, seguir as boas práticas da plataforma.

Se você quiser conhecer mais a fundo outros benefícios que a Suiteshare possui além de um sistema de atendimento de WhatsApp completo, entre em contato conosco e tenha a oportunidade de conhecer tudo sobre a nossa solução!

E aí,

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