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Como distribuir clientes para vários atendentes no WhatsApp e organizar setores da empresa?

Marcelo Wagner
Escrito por Marcelo Wagner em 8 de fevereiro de 2020
9 min de leitura
Como distribuir clientes para vários atendentes no WhatsApp e organizar setores da empresa?
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Se você possui mais de um atendente ou vendedor na sua empresa que utiliza o WhatsApp, com certeza, já passou pela sua cabeça a ideia de que ter uma espécie de central de atendimento no WhatsApp poderia te trazer mais resultados.

Perceba que deixar o canal de atendimento de WhatsApp limitado a apenas uma pessoa, pode ser muito arriscado, pois com o passar do tempo, você perceberá baixa qualidade de atendimento, demora no tempo de resposta e perda de vendas.

Então, fazer com que seus clientes sejam distribuídos proporcionalmente para seu time (para mais de um atendente no WhatsApp) ou permitir que escolham com qual setor desejam falar, por exemplo, se mostram ótimas alternativas.

Pense em uma imobiliária que possui 10 vendedores, mas que apenas 1 deles é o responsável por atender clientes que veem o numero do WhatsApp nas postagens do Facebook da empresa.

Aposto com você que esse vendedor do WhatsApp “bate mais meta” do que qualquer um dos outros 9. E aposto, também, que essa é uma realidade de muitas empresas no Brasil.

Mas não seria ótimo se todos os vendedores começassem a receber clientes em seus WhatsApp’s e, consequentemente, eles (que são comissionados) começassem a bater suas metas?

Se a sua resposta for “sim”, esse post é para você!

É possível criar uma central de atendimento no WhatsApp?

Agora que você já teve uma breve ideia da importância de ter vários atendentes no WhatsApp, podemos falar um pouco mais sobre como viabilizar isso.

Ao pesquisar no Google sobre “Call Center WhatsApp”, “SAC WhatsApp” e “WhatsApp Central de Atendimento”, você irá encontrar diversas ferramentas que buscam resolver esses problemas, porém, a grande maioria não é homologada pelo WhatsApp.

Quem já estudou mais a fundo sobre os termos de uso e a política comercial do WhatsApp, sabe que para ter uma espécie de multiatendimento, é necessário contratar uma solução que seja parceira oficial.

Essas empresas não homologadas pelo WhatsApp, para conseguirem realizar a distribuição de atendimentos, utilizam uma plataforma própria que substitui as oficiais do WhatsApp: Aplicativo do WhatsApp pessoal e Business para smartphone, Aplicativo para Windows e Macbook e, por último, o WhatsApp Web.

O grande problema aí, é que elas ficam com todos os dados de seus clientes e suas conversas salvas, podendo utiliza-los para benefício próprio, além de, a qualquer momento, pararem de funcionar (por bloqueio do WhatsApp) e deixarem a sua empresa, literalmente, “na mão”.

Já as empresas homologadas, não podem acessar as suas conversas e são autorizadas pelo WhatsApp a operar. Você fica mais seguro e tranquilo. O problema aqui é que o custo para bancar esse serviço é muito alto, girando em torno de R$1.500 mensais, além do custo para implementação.

Portanto, não arrisque a sua empresa e o seu patrimônio ao utilizar uma plataforma que substitui o uso das plataformas oficiais do WhatsApp e que não seja autorizada, mas se você se assustou com os valores das que são homologadas, nem tudo está perdido.

A partir de agora, você descobrirá como realizar a distribuição de clientes para o seu time, garantindo que seus operadores responderão pelas plataformas oficiais do WhatsApp, sem gastar uma fortuna por mês e sem ter qualquer dor de cabeça para sua empresa.

A grande segredo é que não há a mínima necessidade dos seus atendentes realizarem o login em alguma plataforma, eles simplesmente receberão os clientes já distribuídos em seus próprios WhatsApp’s.

Porque? Porque a distribuição ocorrerá antes do seu cliente iniciar a conversa.

E Para ter tudo funcionando, você precisa apenas divulgar um link de WhatsApp no seu site ou nas suas redes sociais e fazer com que seus clientes cliquem nele.

[LEIA MAIS] Como vender pelo WhatsApp? Abordagem de venda (script pronto)

Como distribuir clientes proporcionalmente para meus atendentes no WhatsApp?

Esse método faz a distribuição intercalando entre os números de WhatsApp do seu time, portanto, você pode utilizar para atendimento ou vendas, porém, no exemplo abaixo, simularemos uma distribuição de clientes para o time de vendas.

  • Segundo passo: Com o cadastro já criado, clique em Atrair, depois em Links.
  • Terceiro passo: Clique no botão Novo e, na próxima tela, crie um link de WhatsApp para a sua empresa, preenchendo o seu telefone, personalize o link (ex: setordevendas) e salve. Você deverá ser direcionado para uma tela assim:
  • Quarto passo: Repita o processo do terceiro passo, criando um novo link para cada atendente seu. Entenda que você acabou de criar o link principal do setor de vendas (/setordevendas), agora você deverá criar o dos seus vendedores. Ficará assim:
  • Quinto passo: Pronto! Você já tem o link de WhatsApp individual da sua empresa e de cada um de seus vendedores. Falta apenas criar a sua central de atendimento no WhatsApp. Para isso, no menu, clique em Organizar e Sequencial.
  • Sexto passo: Clique no botão Novo. Na próxima tela, em Link Âncora, selecione o primeiro link que você criou (/setordevendas) e clique em Avançar.
  • Sétimo passo: Clique no botão Adicionar e selecione os links dos seus vendedores. Clique em Salvar.

Pronto! Você acabou de criar uma central de atendimento no WhatsApp que irá direcionar seus clientes para os seus 3 vendedores proporcionalmente, como fosse um call center de WhatsApp.

Sim, todos os seus vendedores receberão clientes, seu tempo de resposta diminuirá e nunca mais terá apenas um vendedor batendo meta e fechando negócios no WhatsApp.

Como vai funcionar? Você precisa apenas divulgar nas redes sociais ou inserir em botões no seu site o link âncora (/setordevendas). Quem clicar, será direcionado para uma conversa no WhatsApp com um dos seus vendedores cadastrados. Veja o exemplo de um post no Facebook:

Viu como é fácil? O mais legal, é que você pode, a qualquer momento, desativar os vendedores da distribuição, ou programar o horário em que eles estarão disponíveis na central de atendimento de WhatsApp.

Lembre-se que seus vendedores responderão seus clientes diretamente pelo aplicativo do WhatsApp no smartphone ou WhatsApp Web e não precisam logar em nenhuma plataforma de atendimento alternativa. A rotina deles continuará sendo a mesma, mas os resultados serão melhores.

Como organizar por setores a distribuição do meu atendimento no WhatsApp?

Um dos maiores erros das empresas é ter um único telefone de WhatsApp e tratar todos os tipos de assuntos por ali, como por exemplo: dar suporte, realizar vendas, falar sobre assuntos financeiros e etc.

Isso também pode trazer problemas para a sua empresa, pois, você nunca saberá sobre qual assunto o cliente, que acabou de entrar em contato, quer tratar.

Separando os setores, você poderá, por exemplo, colocar os melhores vendedores para falar com quem deseja comprar e deixar o setor de suporte ou financeiro com os respectivos profissionais da área.

  • Primeiro passo: Vá em Atrair, Links e Novo. Assim como você já criou o link do setor de vendas e dos vendedores, crie o link da empresa (ex:suaempresa).
  • Segundo passo: Crie links para os outros setores que você deseja adicionar nessa organização do atendimento de WhatsApp. Criaremos o link do setor de suporte (/setorsuporte) e do Financeiro (/setorfinanceiro).

    Se você quiser, pode adicionar mais atendentes no setor de suporte, assim como fizemos com o setor de vendas (criamos o sequencial com o flavio, a maria e o fabricio), porém, utilizaremos como exemplo, apenas um atendente nesse setor (que é o número que já foi adicionado no link /setorsuporte).
  • Terceiro passo: Você já tem o link de WhatsApp da sua empresa e dos seus setores, falta apenas vincular tudo. Para isso, no menu, clique em Organizar e Seletivo.
  • Quarto passo: Clique no botão Novo. Na próxima tela, em Link Âncora, selecione o link que você criou para a sua empresa (/suaempresa) e clique em Avançar.
  • Quinto passo: Clique no botão Adicionar e selecione os links dos seus setores. Digite um título, uma descrição, insira uma foto e clique em Avançar.
  • Sexto passo: Você pode personalizar aparência da tela de escolha dos setores. Insira um título, descrição e as cores da sua empresa. Depois, clique em Finalizar.

Pronto! Agora o seu link /suaempresa exibirá uma tela com os setores da sua empresa no WhatsApp. Divulgue também esse link em todos os seus canais. Veja um exemplo, clicando aqui

Ah, você também pode transformar essa tela em um widget de chat para o seu site e converter seus visitantes em clientes no seu WhatsApp. Essa é uma ótima estratégia para quem não quem desejar substituir os chat tradicionais que espantam clientes.

Para saber como transformar sua tela de setores (seletivo) em um widget de chat para o site em poucos cliques, é só clicar aqui.

Se você quiser saber mais dicas como essa ou ter acesso a metodologia que ajudou o time da Suiteshare a crescer 22% ao mês no último ano vendendo apenas pelo WhatsApp, baixe grátis o nosso playbook de vendas aqui.

E aí,

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